טעויות שלקוחות עושים

טעויות בניהול המידע והארכיון

התוצאה

מסמכים בדואר אלקטרוני נותרים בתיבת הדואר הנכנס, ולא נשמרים בספריות במערכות המידע של הארגון

←

קושי באיתור מסמכים, אובדן מסמכים לאחר שהעובד עזב את תפקידו, ותיבת הדואר שלו הושבתה.

שומרים את תוצרי הסריקה בספריות במחשב ולא מנהלים אותם באמצעות מערכת מידע ארגונית

←

חומרים שנסרקו "נשכחים" בתוך ים מידע ארגוני, והגישה אליהם מוגבלת.

מעבירים חומר לאחסנה ללא רישום ומפתוח

←

לא ניתן לאתר את החומר המבוקש כאשר נזקקים לו, והחיפוש אחר המסמך המבוקש גוזל זמן רב.

מעבירים חומר לאחסנה מבלי שנקבע לו מועד ביעור העתידי

←

החומר הולך ומצטבר במגנזה ולא מבוער במועד. עלויות האחסנה גדולות משנה לשנה.

אין הנחיות שמירה וביעור

←

אין אבחנה בין חומר חשוב שצריך לשמור לבין חומר שכבר ניתן לבערו, חומר נשמר ללא תאריך יעד מוגדר.

רוכשים מיכלי איחסון לארכיון באיכות ירודה

←

המיכלים אינם יכולים לשאת את משקל החומר המצוי בתוכם. מיכלים מתבלים מהר, ויש צורך להחליפם לעיתים קרובות.

רוכשים מדפי מתכת שלא מותאמים לגודל המיכלים בארכיון

←

בזבוז שטחי איחסון, וקושי בשליפת חומר מהמדף

מניחים מיכלים על הרצפה ולא על גבי משטח מוגבה

←

המיכלים נרטבים מלמטה עם בוא הגשם הראשון, וערימת המיכלים קורסת.

קלסרים מונחים על גבי מדפים פתוחים במשך שנים, ולעיתים חשופים לשמש ישירה

←

החומר שבקלסרים מתכסה באבק ומתבלה במהירות.

מתקשרים עם מגנזה חיצונית באמצעות הסכם מטעם הספק, ללא מפרט טכני מפורט

←

מקבלים שירות יקר, ובתנאי התקשרות פחות טובים.