|
גם אם אתם מנהלים מערכת תיוק במחשב או מערכת תיוק מסורתית (פיזית), בודאי שמתם לב כי מערכות תיוק רבות סובלות מכמה מגרעות: א. אין מידע מדויק על התיקים הקיימים, ויש הרגשה של אובדן שליטה ופיקוח על מערכת המידע. ב. קיימת כפילות הגורמת לכך שמסמכים הנוגעים לאותו עניין מתויקים בתיקים נפרדים, ובכך נפגעת שלמות התמונה הנחוצה לטיפול בנושא. ג. אין הגדרה ברורה של הנושאים, ולכן קיים קושי לבצע את פעולות התיוק. מסמך כלשהו ניתן לתיוק ביותר מתיק נושאי אחד, ומסמכים שאין כל קשר בניהם מתויקים יחד. ד. קיים קושי לאתר מסמכים לאחר שכבר תויקו בתיקים.
כדי למנוע בעיות אלו, יש להכין מפתח תיוק ממוחשב במבנה היררכי –מפתח התיוק קובע את שיטת הסידור והסימול המשרדית. מפתח התיוק הוא למעשה תוכנית אב, המחלקת את המסמכים לפי נושאים ראשיים ונושאי משנה, ונותנת תמונה שלמה של העניין הנדון.
גלבוע שירותי ארכיונאות מתמחה בהכנת מפתחות תיוק שמוטמעים במערכת לניהול המסמכים בארגון, ויהוו את התשתית לניהול מסמכים הגיוני ונכון.
|
