|
כדי להפריד בין חומר חשוב לחומר חסר ערך נדרש "נוהל ביעור חומר ארכיוני", שבו יוסדרו תקופות השמירה של החומר.
בארגונים רבים נשמרות כמויות גדולות של חומר ארכיוני. החומר שמצטבר הינו מגוון ומכיל: תיקי התכתבות לפי נושאים, סדרות גדולות של תיקי פרט, דוחות, פרוטוקולים מדיונים, אסמכתאות כספיות ועוד.
חלק מהחומר הינו בעל ערך וראוי לשמירה לתקופה ארוכה או לצמיתות מסיבה מינהלית, משפטית ומחקרית. שאר החומר ניתן לביעור בתום התקופה המוגדרת בנוהל הביעור.
נוהל הביעור נדרש בכל ארגון ציבורי או פרטי כאחד. הוא משמש מסמך מנחה כדי לבצע אבחנה בין חומר חשוב לחומר חסר ערך. הנוהל יוצר אחידות, וקובע את תחומי האחריות והסמכות. ובכך מגן על הגורם המבצע.
הנוהל ותקופות השמירה שגובשו יסייעו בביעור החומר במגנזה וביחידות המשרד/ הארגון. כמו כן, הדבר יאפשר להגדיר חומר הראוי לשמירה לצמיתות בארכיון ההיסטורי. צמצום בהיקף החומר יביא לחסכון בעלויות האחסנה.
על סמך הניסיון רב השנים בנושא, ולאחר שביצענו זאת בארגונים רבים, אנו מציעים לכם את עזרתנו בכתיבת הנוהל ובכלל זה:
• עריכת סקר ביחידות המשרד, הגדרת סוגי החומר, וגיבוש תקופות השמירה. • קבלת אישור להמלצות ממנהלי היחידות, ותיקונם. • קבלת אישור להמלצות מהיועץ המשפטי. • הכנת נוהל ביעור חומר ארכיוני. בנוהל יפורטו השלבים לביצוע הביעור, תקופות השמירה, וכן את האופן שבו יבוצעו שינויים בזמני השמירה של החומר. • הבאת ההמלצות לדיון בועדת הביעור בארכיון המדינה, והסדרתם בתקנות הביעור בחוק הארכיונים, ככל שנדרש.
|
